Хранители времени

— Главная задача архива — надлежащее хранение и государственный учет документов, находящихся на муниципальном хранении. На сегодняшний день в городском архиве на хранении сто семнадцать фондов, всего 33044 единицы хранения. В основном архив состоит из дел окружной администрации Якутска, подведомственных учреждений и ее структурных подразделений, муниципальных организаций. 

— Что такое фонд?

— Это архивные документы одной организации или учреждения. К примеру, птицефабрика — это один фонд, документы управления образования — другой, причем больше, чем у птицефабрики, так как в него входят документы всех муниципальных школ и детских садов. 

— Какой самый старый документ хранится в архиве?

— Пакет документов 1939 года от Государственного главного архитектурного планировочного учреждения. Помимо прочих документов, туда входит генеральный проект планировки Якутска, разработанный в 1939 году. Количество листов 247. 

Также есть документы Якутского кожевенно-обувного комбината с 1932 года. Характер документов — записи по личному составу, платежные ведомости.

— Зачем к вам обращаются граждане?

— В основном для решения социально-правовых вопросов. Это выяснение стажа работы на предприятии, в организации и размера заработной платы за отработанный период для оформления пенсии. На основании наших документов о трудовом стаже, заработной плате человек оформляет пенсию с учетом работы в условиях Крайнего Севера. То есть берет у нас справку для предъявления в Пенсионный фонд. 

— Сколько в среднем поступает обращений?

— За 2019 год поступило 2841 социально-правовое и 969 тематических запросов. Из них положительный ответ дан на 1309 социальных и на 554 тематических, то есть мы нашли документы. При отсутствии документов даем исчерпывающий ответ, куда еще граждане могут обратиться для поиска.

— Например?

— Национальный архив республики. Когда граждане приходят и не находят у нас документа, они получают справку об отсутствии сведений. Раньше эта справка выдавалась в течение тридцати дней, сегодня мы выдаем ее в день обращения гражданина. Человек не тратит зря время и может искать данные в других инстанциях. 

— А почему нет документов?

— Мы работаем с теми документами, которые сданы на хранение в городской архив. Что касается отсутствующих бумаг — кто не сдал, почему, кто виноват, — это вопросы не нашей компетенции. Мы отвечаем только за то, что хранится в нашем архиве и есть в наличии. 

— Сколько тратится времени на обработку запроса и отправление ответа?

— Для юридических лиц выполнение межведомственных запросов — семь дней, для физических лиц — 30 календарных дней. Любое обращение сразу регистрируется в программе, где автоматически устанавливается крайний срок исполнения запроса. 

Никаких жалоб по нарушению сроков исполнения за прошлый год нет ни от граждан, ни от организаций. Я это строго контролирую. Запросы поступают не только от наших горожан, но и из других субъектов. Многие люди уехали за пределы республики, наступил пенсионный возраст, и они запрашивают документы для оформления пенсии.

— Кроме справок о трудовом стаже, какие еще вопросы вы решаете?

— Те, что касаются имущественных прав граждан. Выделение земельных участков под дачи, ИЖС. Таких вопросов за прошлый год поступило 969. Причем запросы поступают не только от граждан, но и от учреждений от Росреестра, из судов, от частных лиц, организаций. Имело ли место быть выделение участка. Копии документов, которые выдаем, имеют юридическое значение и могут послужить основанием для подтверждения права собственности и т. д. 

— Вы можете отказать в выполнении запроса?

— Да, если в запросе отсутствуют сведения для проведения поисковой работы, хронология запрашиваемой информации. Люди должны знать в любом случае хотя бы год и месяц, не говоря о фамилии, имени, отчестве, иметь доверенность от собственника, оформленную в установленном порядке. Особенно это касается имущественных прав граждан на землю. Архив — это очень точные документы. Мы же не можем по каждому запросу без даты проверять пласт документов за десять лет. Это нереально. 

— Сейчас все переходят на электронный вид хранения. У вас сканируются архивные документы? Так, наверное, будет проще и искать, и хранить. 

— Да, часть документов отсканирована, но это больше свежие годы. Если нет документа в электронном виде, то приходится искать вручную, поднимать дела и т. д. У нас очень большой фонд ГУПа «Якутптицепром» с 1980 года. В этом году у них был юбилей, и приходили их работники, изучали записи для проведения юбилейных мероприятий. Работали с архивными данными. Находили своих ветеранов, кто когда работал, для истории и на основании этих данных выпустили книгу. Много у нас документов от образовательных учреждений, школ и детских садов. Хранятся с 1941 года, когда открылась школа № 11. Хранятся данные протоколов педагогического совета, книга приказов, книга приказов учебно-воспитательной работы, статистические отчеты по работе школы, учебные планы, учредительные документы, справки комплексных проверок и т. д. 

— Современные школы сдают вам на хранение свои документы?

— Конечно. Консультируем, помогаем учреждениям разрабатывать номенклатуру, составлять опись, показываем, как они должны работать и вести учет. За год мы провели семь семинаров по делопроизводству для муниципальных учреждений. Приглашаем ответственных по делопроизводству работников организаций и обучаем. 

 За прошлый год мы приняли на муниципальное хранение 608 единиц от окружной администрации Якутска, Главного архитектурно-планировочного управления, Центра занятости населения, Контрольно-счетной палаты и Агентства земельных отношений. По личному составу приняты 182 единицы хранения. 

— Самое большое дело сколько может содержать в себе бумажек?

— О, это вам лучше своими глазами увидеть…

* * *

Меня ведут в архив, а там стеллажи от пола до потолка и папки, папки, папки. Несколько стеллажей с документами Гор­энерго, напротив — архив управления образования, школы, детские сады, также несколько стеллажей, и так до бесконечности. В помещении очень холодно, требование по санитарным нормам. Не представляю, как девочкам приходится сидеть в таком холоде целый день…

— Светлана Афанасьевна, за вредность доплачивают?

— Ну да, четыре процента.

— У вас хранятся документы, представляющие историческую ценность?

— Поскольку мы муниципальный архив, документы особую историческую, научную ценность не представляют. Важно сохранить историю предприятий, организаций и вести их учет. Это приказы о приеме на работу, поощрениях, наградах, присуждении званий, повышении по службе, переводе на другие должности, увольнении и т. д., и, чтобы оформить пенсию, нужно по годам выбрать пять лет ежемесячно. Провести сверку каждой цифры и записи. Одна трудовая книжка может содержать пятьдесят записей. То есть человек работал в 10–20 организациях, и специалисты должны все проверить и подтвердить стаж работы. Это должно быть подтверждено в течение пяти лет.

— Колоссальный труд! И сколько человек с этим справляется?

— На обработке документов работают четыре сотрудника.

— Вы оказываете услуги через МФЦ?

— Да, в июне прошлого года окружная администрация Якутска и МФЦ подписали паспорт услуги «Предоставление документов (справок/выписок/копий документов) из муниципального архива ГО «Город Якутск». Согласовали все по срокам исполнения, форме заявлений, перечню необходимых документов, и теперь работа выстроена четко. Также налажен электронный обмен со структурными подразделениями окружной администрации, подведомственными учреждениями, с ПФР, МВД, Россреестром, судами. Ответы на запросы высылаем по почте обычными письмами.

— Можно лично подойти в архив и принести запрос?

— Да, конечно. Прием граждан ведется ежедневно с 9 до 12.30, ул. Строителей, 18. Телефоны: 43-90-76, 43-90-73. После обеда начинается работа с документами. 

Фото предоставлено героем материала